ビジネスに生かせるお詫びの手紙のマナーと文例について

ビジネスでは、思いもかけぬトラブルで、顧客や取引先に迷惑をかけるときもあります。

状況によっては、メールや電話での謝罪でも良いでしょう。

しかし深刻な事態なら手紙でお詫びをするのが望ましいと考えられます。

そこでビジネスに生かせるお詫びの手紙のマナーと文例を紹介しますので、ぜひご確認ください。

お詫びの手紙を出すときのマナー

気持ちを伝えるためにも、お詫びの手紙は可能な限り早く送ります。

さらに以下のようなマナーに注意してください。

・白い縦書きの便箋を使う

・黒または濃紺の万年筆か水性ペンを使う

色つきの便箋や一筆箋は避けます。

横書きではなく、縦書きの便箋を使いましょう。

こすると消えるペン・ボールペンは避け、万年筆を使うのが理想的です。

お詫びの手紙での構成と文例

ビジネスでのお詫びの手紙なら、基本的な構成を参考にすると役立ちます。

そこで、構成と文例をチェックしてみましょう。

お詫びの手紙での構成

手紙の内容がお詫びなら、以下の構成を使います。

お詫びの言葉
トラブルの原因と解決策
お詫びの言葉

基本的に時候の挨拶は不要で、緊急性が高いなら頭語も省略が可能です。

取引先なら日ごろの感謝を伝えたうえでお詫びの言葉につなげます。

続いてトラブルの原因と対策を簡潔に記載してください。

ただし言い訳や責任転嫁に捉えられるような言い回しは避けるのがベストです。

不良品なら交換する・返金するなどの対策が考えらえます。

最後には改めてお詫びの言葉を書き入れてください。

お詫びの手紙の文例

例として不良品発送でのお詫びの手紙の文例を紹介します。

弊社の（商品）をご注文いただき、誠にありがとうございました。
お届けした（商品）に不良品が含まれておりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
つきましては至急代わりの商品をお届けいたしますので、お納めください。
今後は不良品の発送がないよう、商品の検品作業を徹底する所存でございます。
御不快・御不便な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、なにとぞ宜しくお願い申し上げます。

文例では、頭語と、そのあとに続く挨拶は省略しています。

さまざまなパターンがありますので、文例をそのまま使うのではなく状況に併せてアレンジしましょう。