内定辞退の手紙が必要なケースとは？基本的なマナーも解説
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就職活動や転職活動では、内定を辞退することもあります。
電話で内定辞退を伝えたあとは、手紙を送るのが丁寧です。
内定辞退の手紙について紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
退職の挨拶を手紙で送るタイミングは以下の記事で紹介していますので、併せてご覧ください。
内定辞退で手紙が必要なケース・不要なケース
就職や転職で内定を辞退するときは、まず電話で連絡をします。
「話しづらい」と先延ばしにしてしまうと相手方に迷惑がかかりますので、なるべく早い段階で連絡することが大切です。
手紙の送付はそのあとに行ってください。
手紙が必要なケース・不要なケースについてチェックしてみましょう。
内定辞退で手紙が必要なケース
手紙が必要だと考えられるのは、次のようなケースです。
- 内定を承諾したあとに辞退するとき
- 紹介してもらって選考を受けたとき
内定を承諾すると、企業は次の準備を始めます。
さまざまな人に迷惑がかかるため、手紙を送るのが丁寧です。
また知人の紹介で受けた選考を辞退するときも、手紙を送るようにしましょう。
「辞退後は関係のない企業だから手紙は不要では」と考える人が多いかもしれません。
しかし辞退した企業が、就職・転職後に取引先となる可能性もあります。
自分のためにも、内定辞退のあとは手紙の送付を検討してみてください。
内定辞退で手紙が不要なケース
内定辞退で手紙が不要なケースもあります。
それは辞退を申し入れる電話で「手紙は不要」といわれたケースです。
不要だといわれているのに送ると、失礼にあたってしまう可能性もあります。
もし電話で不要だといわれたら、その言葉に従ってください。
内定辞退の手紙での基本的なマナー
企業に内定辞退の手紙を送るのなら、基本的なマナーがあります。
- 縦書きの白い便箋を使う
- 手書きで丁寧に書く
- 忘れずに自分の住所氏名を書く
- 速達で送る
辞退にあたって謝罪の気持ちを伝える手紙ですので、使用するのは縦書きの白い便箋です。
手紙は手書きで、相手が読みやすいよう丁寧に気持ちを込めて書きましょう。
意外と忘れがちな自分の住所氏名は、忘れずに必ず記載してください。
また、内定辞退の手紙は、速達で送るのが一般的です。
料金不足を防ぐためにも、郵便局から速達で送りましょう。
謝罪の手紙は手書きで書くのが大切
内定辞退を始め、謝罪の手紙は手書きで丁寧に書くのが大切なポイントです。
「字を書くのは苦手だからパソコンで入力して印刷したい……」と考える人も多いかもしれません。
しかし手書きならば、印刷された文字よりも相手に好印象を与えます。
そのため謝罪の手紙は手書きが基本となるのです。
とはいえ、手書きで字を書く機会が少なく、苦手な人も多いでしょう。
そんなときは、内容を含めて手書き屋がご相談をお伺いしております。
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