断りの手紙でのマナー｜気をつけたいポイントと文例

断りの手紙を出すにあたって、どのような書き方がベストなのか迷う人も多いでしょう。

口頭でも、何かを断るときは伝え方で悩むものですよね。

本記事では断りの手紙で気をつけたいマナーについて、ポイントをわかりやすく紹介します。

断りの手紙のマナー

内容にもよりますが、断りの手紙は書きづらいものです。

そんな断りの手紙を書くのなら、次のようなマナーに気をつけましょう。

• なるべく早めに手紙を送る
• 相手を思いやる文章を添える
• はっきりと断る
• 納得できる理由を添える

相手にも都合がありますので、断りの手紙はなるべく早めに送るようにしましょう。

気遣いある文章を添えるようにすると好印象です。

ただし、遠回しに伝えようとせず、はっきり断りだとわかるようにする必要があります。

曖昧な文章では、相手に「断りの手紙」だと伝わらないかもしれません。

内容が正しく伝わらないと、お互いにとって無駄な時間が発生してしまいます。

そんな事態を避けるためにも、はっきりと断るようにしましょう。

また、断りの手紙では、相手が納得できるような理由を添えるようにしてください。

明らかに嘘だとわかる内容は、なるべく避ける必要があります。

「嘘の理由」だと相手が気づいてしまうと、その後の関係に影響が出る可能性がありますので、注意が必要です。

断りの手紙で使える文例

断りの手紙で使える文章もいくつか紹介します。

どのような文章を使うとよいかは、断る内容や相手との関係性次第です。

依頼・お誘いなど、断りが必要になるシチュエーションにもさまざまなものがあります。

断りの手紙では、次のような文章を使うのが一般的です。

• 不本意ではございますが～、
• 誠に心苦しく存じますが～、
• お気持ちのみありがたく頂戴したく存じます
• ～の事情がございまして、お引き受けいたしかねます

「悪しからず・不本意ではございますが」といった相手を気遣う文章を添えると、表現が柔らかくなります。

どのような文章がよいのか、シチュエーションに合わせて考えてみましょう。

断りの手紙は手書きがおすすめ

依頼やお誘いに対して断りの手紙を出すのなら、おすすめは気持ちが伝わる手書きです。

印刷された文章だと、どうしても事務的に見えてしまう可能性があります。

しかし、手紙を書くのが得意な人ばかりではありませんよね。

• 手紙を書くのが苦手
• 文章がまとまらない

そんなときは、手書き屋が代筆や文章作成のご相談を承っております。

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